La storia dietro il nostro software di billing
Chi siamo
Prima la fatturazione ricorrente era un mosaico di file, note e promemoria sparsi, oggi il nostro software la trasforma in un flusso unico, tracciabile e condiviso tra finance e operation.
Scopri di piùCome prendiamo decisioni sul nostro software
Quando abbiamo iniziato a lavorare sulla fatturazione ricorrente, la tentazione era quella di costruire l’ennesimo strumento complesso, pieno di funzioni che nessuno avrebbe avuto il tempo di usare. Abbiamo scelto una strada diversa, partire dai problemi concreti che vedevamo ogni mese, scadenze non presidiate, contratti interpretati in modo diverso da uffici diversi, difficoltà a spiegare perché un canone fosse cambiato rispetto all’anno precedente. Da lì sono nati i valori che guidano ogni decisione sul prodotto e su come lavoriamo con i clienti. Il primo è la trasparenza, se una regola di calcolo non può essere spiegata in modo semplice a chi controlla i conti, allora non è pronta per entrare in produzione. Il secondo è l’affidabilità operativa, non puntiamo a funzioni spettacolari, ma a un flusso che regga il peso delle eccezioni quotidiane. Il terzo è la collaborazione, perché la fatturazione ricorrente vive a cavallo tra commerciale, finance e operation, quindi il sistema deve aiutare questi mondi a parlarsi invece che aggiungere attrito. Infine c’è l’attenzione alla conformità e alla sicurezza dei dati, aggiorniamo pratiche e documentazione tenendo conto delle normative europee e italiane, in modo che i team possano concentrarsi sul lavoro senza timori inutili.
Trasparenza operativa
Affidabilità quotidiana
Un sistema di fatturazione ricorrente deve funzionare nei giorni complessi, quando arrivano variazioni contrattuali all’ultimo momento o quando il team è ridotto. Per questo progettiamo flussi che tengono conto delle eccezioni più comuni, pause contrattuali, proroghe, cambi di piano e conguagli. Preferiamo introdurre una funzione solo quando abbiamo visto lo stesso problema in diversi contesti reali, così che ogni novità porti un beneficio concreto invece di aggiungere solo complessità.
Collaborazione reale
Conformità e sicurezza
Trattiamo i dati di fatturazione ricorrente con la stessa attenzione che ci aspetteremmo per la nostra azienda, adottando pratiche di sicurezza aggiornate e processi interni documentati. Lavoriamo per mantenere allineata la piattaforma alle normative europee e italiane sulla protezione dei dati, con controlli di accesso, tracciamento delle operazioni e ambienti separati per test e produzione. Questo approccio riduce il rischio di errori nella gestione delle informazioni sensibili e facilita il lavoro di chi deve rispondere a audit interni o richieste di chiarimento.
Come si è sviluppato il nostro software di billing ricorrente
Dai fogli di calcolo al primo prototipo
Il progetto nasce da una serie di confronti con responsabili amministrativi di aziende di servizi, tutti alle prese con fogli di calcolo complessi per gestire rinnovi, adeguamenti e rate. Il nostro team inizia con un prototipo focalizzato solo sui piani ricorrenti, sugli importi e sulle scadenze, con l’obiettivo di dimostrare che anche una piccola azienda può avere una vista chiara sul proprio fatturato continuativo senza stravolgere il gestionale esistente.
Nascono i flussi completi di fatturazione ricorrente
Dopo i primi test emergono due esigenze, collegare il calcolo dei canoni alla contrattualistica reale e gestire in modo strutturato i promemoria di incasso. Introduciamo così la gestione dei cicli di fatturazione, delle eccezioni contrattuali e delle comunicazioni automatiche verso i clienti. In parallelo iniziamo a integrare la piattaforma con i principali strumenti amministrativi utilizzati dalle imprese italiane, mantenendo i dati dove già risiedono.
Focus su controllo, audit e reportistica
Con l’aumento delle aziende che adottano il sistema, diventa evidente la necessità di una tracciabilità ancora più fine. Estendiamo quindi i log delle operazioni, la gestione dei ruoli e delle approvazioni interne, in modo che ogni modifica a piani, importi e scadenze sia documentata. In questa fase introduciamo anche una reportistica pensata per i controller, che permette di analizzare in modo puntuale il portafoglio ricorrente.
Maturità del prodotto e metodo di progetto
La piattaforma evolve verso una soluzione completa per la gestione del ciclo di vita dei contratti ricorrenti, dal primo inserimento fino alla cessazione o al rinnovo. Rafforziamo i meccanismi di sicurezza, aggiorniamo la documentazione alle normative europee in materia di protezione dei dati e consolidiamo un metodo di progetto in tre fasi, analisi dei processi, configurazione guidata e accompagnamento nei primi cicli di fatturazione.
Collaborazione avanzata e visibilità condivisa
Aggiorniamo la piattaforma con funzionalità pensate per i team finance che lavorano da remoto o in modalità ibrida, migliorando la collaborazione su contratti complessi e la condivisione di viste sintetiche tra amministrazione e direzione. Il nostro obiettivo per il futuro resta lo stesso del primo giorno, ridurre la distanza tra chi promette servizi ai clienti e chi deve trasformare quelle promesse in fatture, incassi e numeri affidabili.
Un team che ha vissuto la fatturazione ricorrente dall’interno
Prima di Pelunavaris abbiamo passato anni a sistemare scadenze dimenticate, canoni sbagliati e rinnovi gestiti a voce, sempre con la sensazione di arrivare in ritardo rispetto ai numeri. Il nostro team nasce da quella frustrazione condivisa tra finance, operation e prodotto software. Abbiamo unito chi conosce i conti, chi progetta interfacce e chi ha vissuto il caos degli abbonamenti gestiti a mano, per costruire uno strumento che parli il linguaggio di chi deve chiudere il mese senza sorprese. Oggi continuiamo a lavorare accanto ai clienti, adattando la piattaforma a casi reali, non a slide teoriche.
Giulia Conti responsabile prodotto finance
Head of Product per i flussi di fatturazione ricorrente
Dove fa davvero la differenza
Ha iniziato in amministrazione a registrare manualmente canoni, proroghe e note di credito, imparando sul campo quanto tempo si perde quando i dati contrattuali non sono strutturati. In Pelunavaris guida la definizione dei modelli di abbonamento e dei flussi di approvazione, traducendo le esigenze del bilancio in regole operative comprensibili. È la voce che ricorda sempre che ogni automatismo deve essere riconciliabile a fine mese.
Giulia Conti responsabile prodotto finance
Head of Product per i flussi di fatturazione ricorrente
Dove fa davvero la differenza
Ha iniziato in amministrazione a registrare manualmente canoni, proroghe e note di credito, imparando sul campo quanto tempo si perde quando i dati contrattuali non sono strutturati. In Pelunavaris guida la definizione dei modelli di abbonamento e dei flussi di approvazione, traducendo le esigenze del bilancio in regole operative comprensibili. È la voce che ricorda sempre che ogni automatismo deve essere riconciliabile a fine mese.
Marco Rinaldi responsabile tecnologia piattaforma
Chief Technology Officer per la piattaforma ricorrente
Competenze tecniche principali
Arriva dal mondo dello sviluppo software per aziende di servizi, dove ha visto nascere integrazioni fragili tra CRM, gestionali e sistemi di incasso. In Pelunavaris si occupa dell’architettura tecnica e delle integrazioni con gli strumenti già presenti in azienda, curando che ogni evento di fatturazione, promemoria e incasso lasci una traccia chiara. Il suo obiettivo è semplice, ridurre al minimo gli interventi manuali senza trasformare il sistema in una scatola opaca.
Marco Rinaldi responsabile tecnologia piattaforma
Chief Technology Officer per la piattaforma ricorrente
Competenze tecniche principali
Arriva dal mondo dello sviluppo software per aziende di servizi, dove ha visto nascere integrazioni fragili tra CRM, gestionali e sistemi di incasso. In Pelunavaris si occupa dell’architettura tecnica e delle integrazioni con gli strumenti già presenti in azienda, curando che ogni evento di fatturazione, promemoria e incasso lasci una traccia chiara. Il suo obiettivo è semplice, ridurre al minimo gli interventi manuali senza trasformare il sistema in una scatola opaca.
Elena Moretti responsabile implementazione clienti
Operations Lead per progetti di fatturazione ricorrente
Aree di progetto seguite
Ha lavorato come responsabile operation in aziende di servizi in abbonamento, vivendo in prima persona i conflitti tra promesse commerciali e limiti degli strumenti amministrativi. In Pelunavaris guida i progetti di adozione presso i clienti, facilitando il dialogo tra vendite, finance e IT. È quella che chiede sempre esempi concreti di contratti, piani, rinnovi e sconti, per configurare il sistema su casi veri invece che su scenari astratti.
Elena Moretti responsabile implementazione clienti
Operations Lead per progetti di fatturazione ricorrente
Aree di progetto seguite
Ha lavorato come responsabile operation in aziende di servizi in abbonamento, vivendo in prima persona i conflitti tra promesse commerciali e limiti degli strumenti amministrativi. In Pelunavaris guida i progetti di adozione presso i clienti, facilitando il dialogo tra vendite, finance e IT. È quella che chiede sempre esempi concreti di contratti, piani, rinnovi e sconti, per configurare il sistema su casi veri invece che su scenari astratti.
Luca Ferri responsabile sviluppo clienti
Responsabile sviluppo clienti e partnership
Cosa segue con i clienti
Ha una lunga esperienza commerciale in soluzioni per aziende che vivono di canoni e servizi continuativi, dagli abbonamenti software ai contratti di manutenzione. In Pelunavaris è il punto di contatto per le aziende che valutano la piattaforma, aiutandole a capire da dove partire, quali famiglie di contratti migrare per prime e come misurare i benefici operativi. Porta nel team le domande pratiche dei clienti e le trasforma in priorità di prodotto.
Luca Ferri responsabile sviluppo clienti
Responsabile sviluppo clienti e partnership
Cosa segue con i clienti
Ha una lunga esperienza commerciale in soluzioni per aziende che vivono di canoni e servizi continuativi, dagli abbonamenti software ai contratti di manutenzione. In Pelunavaris è il punto di contatto per le aziende che valutano la piattaforma, aiutandole a capire da dove partire, quali famiglie di contratti migrare per prime e come misurare i benefici operativi. Porta nel team le domande pratiche dei clienti e le trasforma in priorità di prodotto.
Riconoscimenti che parlano di affidabilità operativa
Ogni riconoscimento è arrivato dopo molti cicli di test con clienti reali, contratti veri e scadenze che non potevano aspettare, non da un laboratorio teorico.
Premio innovazione processi finance
Riconoscimento per l’approccio pratico alla fatturazione ricorrente, costruito insieme a team finance che gestiscono canoni e rinnovi complessi nel mercato italiano.
2021Programma crescita SaaS B2B
Selezione in un programma dedicato a soluzioni SaaS B2B che semplificano la vita operativa delle piccole e medie imprese, con particolare attenzione ai flussi amministrativi.
2022Certificazione sicurezza applicativa
Certificazione ottenuta per le pratiche di sicurezza applicativa e la gestione dei dati sensibili, con controlli aggiornati ai requisiti richiesti dai clienti enterprise.
2023Rete partner trasformazione digitale
Riconoscimento in una rete di partner tecnologici che supportano la trasformazione digitale della funzione amministrazione, finanza e controllo nelle aziende di servizi.
2024